COVADIS

Règles de gestion et d’utilisation

de la boîte aux lettres du secrétariat

La boîte aux lettres électronique du secrétariat de la Commission de validation des données pour l'information spatialisée (COVADIS) créée le 27 février 2009 à l'adresse COVADIS.secretariat@developpement-durable.gouv.fr, permet depuis lors à toute personne de saisir le secrétariat de la COVADIS de toute question intéressant la standardisation de données géographiques numériques en usage dans nos deux ministères. Tous les courriels qui y parviennent sont en effet réexpédiés sans délai vers les boîtes aux lettres électroniques personnelles des membres actuels du secrétariat à savoir :

Marie-France.TOSSER@agriculture.gouv.fr

Jean-Loup.DELAVEAU@developpement-durable.gouv.fr

Gilbert.NICOLLE@developpement-durable.gouv.fr

Christian.ROLLET@agriculture.gouv.fr

Fabrice.THIEBAUX@developpement-durable.gouv.fr

Lors de la séance plénière tenue le 18 mars 2009, il a été convenu que ladite boîte aux lettres serait en outre l'unique expéditrice des courriels du bureau de la COVADIS (c'est à dire co-signés de ses présidents et des membres de son secrétariat) à destination, notamment mais pas seulement, des membres du Comité, des rapporteurs et des demandeurs.

La boîte aux lettres du secrétariat de la COVADIS revêt donc le double caractère de boîte aux lettres fonctionnelle (ou collective) et de vecteur officiel de communication de la COVADIS. C'est pourquoi, il est apparu souhaitable au bureau de la COVADIS d'adopter, s'agissant de sa gestion et de son utilisation, les quelques règles posées et commentées ci-après.

Le bureau de la COVADIS désigne en son sein le gestionnaire

de la boîte aux lettres du secrétariat de la COVADIS

Ledit gestionnaire fait son affaire :

des classement, archivage et sauvegarde des courriels reçus dans la boîte aux lettres du secrétariat ;

de l'expédition effective, depuis la boîte aux lettres du secrétariat, des courriels émis par le bureau de la COVADIS (voir forme actuelle au verso) ;

des classement, archivage et sauvegarde de l'ensemble des courriels émis.

Il organise sa suppléance comme il l'entend et sa gestion rigoureuse de la boîte aux lettres du secrétariat permettra de faciliter tout transfert de cette dernière vers tout autre domaine, serveur ou gestionnaire.

Comme, du fait de son ouverture dans le domaine developpement-durable.gouv.fr, la boîte aux lettres du secrétariat n'est pour lors pas accessible, que ce soit en gestion ou en expédition, à ceux des membres du dit secrétariat qui sont agents du Ministère de l'Agriculture et de la Pêche, ce gestionnaire est pour lors un agent du Ministère de l'Écologie, de l'Énergie, du Développement Durable et de l'Aménagement du Territoire : Jean-Loup-DELAVEAU.

La boîte aux lettres du secrétariat de la COVADIS

ne reçoit aucun courriel émis par ses membres

L'objectif de cette règle est d'alléger la boîte aux lettres du secrétariat des échanges auxquels l'élaboration puis la mise au point définitive de tel ou tel document ou réponse donne régulièrement lieu au sein du secrétariat puis du bureau de la COVADIS, afin que le gestionnaire puisse se consacrer au suivi des demandes adressées à la COVADIS et des courriels émis par son 'intermédiaire.

Elle contraint chacun des membres du secrétariat à :

s'abstenir de répondre à tout courriel émanant de la boîte aux lettres du secrétariat ;

utiliser, pour ses échanges avec l'ensemble des autres membres du secrétariat, une liste d'adresses personnelle.

Tout courriel émis par la boîte aux lettres du secrétariat de la COVADIS

engage la responsabilité du bureau de la COVADIS

Cette règle interdit notamment au gestionnaire :

de répondre à tout courriel reçu dans la boîte aux lettres du secrétariat depuis cette dernière avant qu'un consensus n'ait été atteint, au sein du bureau de la COVADIS, sur le contenu d'une réponse ;

d'échanger avec les autres membres du bureau de la COVADIS au moyen de la boîte aux lettres du secrétariat.

Forme actuelle des courriels émis par le bureau de la COVADIS

depuis la boîte aux lettres du secrétariat

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2/2	 20090624_COVADIS_Regles_BaL.odt  Christian ROLLET  1 juillet 2009

 20090624_COVADIS_Regles_BaL.odt  Christian ROLLET  1 juillet 2009	2/2

Règles de gestion et d’utilisation de la boîte aux lettres du secrétariat

BALF du secrétariat de la COVADIS

BAL règles

Christian ROLLET

2009-06-09T10:52:43